“Las empresas son tan eficaces y eficientes como lo son los procesos que realizan, sumado esto al grado de experticia de sus empleados”

Antes de familiarizarnos con lo que es Business Process Management debemos conocer lo que es un proceso, pero ahora bien,  ¿Que es un Proceso?

Un proceso no es mas que un conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que al interactuar  simultanea o sucesivamente en los elementos de entrada los convierten en productos o resultados. Un proceso de negocio, es un conjunto de actividades que se realizan en coordinación en un ambiente organizacional y técnico, estas actividades alcanzan el objetivo del negocio y cada proceso de negocio representa una unica organización, pudiendo interactuar con otras organizaciones externas.

Por lo tanto el BPM como lo indican sus siglas en ingles Business Process Management se puede definir como un paradigma en cuanto a la flexibilidad, gestión y control de información y datos. A su vez se puede ver como una filosofía de trabajo que proporciona estrategias para el desarrollo de procesos. También es visto como una colaboración entre personas de negocio y tecnología para fomentar procesos de negocios efectivos, ágiles y transparentes

¿Que permite y para que sirve el uso de Business Process Management en las organizaciones?

• Soporte efectivo para la toma de decisiones en una organización

• Permite reestructurar la lógica de funcionamiento de una institución a procesos

• Reduce los costos de implementación de soluciones aplicativas distribuidas, favoreciendo ciclos de mejora continua de los flujos de trabajo de una institución.

• Lograr un mejor entendimiento de la operación de la institución.

• Incrementa el cumplimiento de requerimientos de los beneficiarios

• Reduce el margen de error, dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa

• Asegura que los procesos se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser usada para mejoras

• Mejorar la capacidad de adaptabilidad institucional a nuevos requerimientos del entorno

• Incrementa la efectividad del control interno

• Mejora la documentación de la gestión / procedimientos

Dentro de BPM se encuentran diferentes herramientas que proporcionan capacidades de definir procesos de negocio y automatizar transacciones, documentación, flujos y otras acciones requeridas en procesos de negocio diarios. Se incluyen también tareas integradas y libres que aumentan la potencia del sistema, así como características innovadoras y exclusivas (Graterol, Hernández, & Orozco, 2011)

Estas herramientas presentadas tienen licencias gratuitas, de fácil uso por la sencillez del área de trabajo las cuales son : JBPM, BONITASOFT , INTALIO, OPENBRAVO Y BIZAGI

El BPM dispone de los siguientes componentes :

BPA – Business Process analysis – Analisis de procesos de negocio: apoyan los procesos de análisis, diseño y modelo

BAM – Business Activity Monitoring– Monitoreo de Actividades del negocio: permite implementar junto a los procesos los indicadores de control de gestión en tiempo real

BPE – Business Process Excution – Ejecucion procesos de negocio: abarca tanto la ejecución técnica de los procesos como la orquestación e integración SOA con aplicativos de back-office

BRE – Business Rules Engine – Motor de Reglas de Negocio: apoyan la administración y ejecución de reglas de negocio en forma independiente de los sistemas que las utilizan

Cuyo ciclo de vida es :

Diseño :se identifican procesos existentes y se re-estructuran o eliminan y se diseñan nuevos que sean teóricamente efectivos. Se representan flujos de proceso, actores, alertas y notificaciones, escalaciones, Acuerdos de Nivel de Servicio, Procedimientos de Operación Estandar y mecanismos de entrega de tareas.

Modelamiento : el modelamiento toma el diseño teórico e introduce combinaciones de variables a tener en cuenta (costos, eficiencia, indicadores de rendimiento). También incluye análisis “Qué pasa si…” (ej. ¿Que pasa si se quiere desarrollar la misma actividad con el 80% del presupuesto?)

Ejecución : personas y herramientas de software comienzan a automatizar y cambiar los procesos actuales y comienzan a funcionar los nuevos. Se documentan los resultados para generar conocimiento, se realizan las compras en infraestructura tecnológica necesarios, se entrena al personal, se establecen metas y se pone en marcha el diseño ya planteado, se producen resultados tangibles.

Monitoreo : se hace seguimiento de los procesos individualmente, se evalua su rendimiento, se analizan resultados y se comparan con los anteriores. Los atractores organizacionales o jefes son encargados de motivar y corregir a los que realizan las tareas.

Optimización : se toma información de la etapa de modelamiento y datos de desempeño de la etapa de monitoreo y se comparan, identificando los cuellos de botella en los procesos (capacidad o agilidad que se ve limitada por uno o más recursos) y las oportunidades de ahorro potenciales y de mejoramiento. Luego se aplican estas mejoras al diseño. Si la optimización no es buena, se realiza una re-ingeniería del proceso (re-estructurar los procesos de una manera más drástica).

¿Necesita una organización BPM?

La respuesta a esta interrogante sería si. es necesario en una organización porque los procesos implican tareas humanas y varios sistemas de información y hay una escasa visibilidad de los mismos.

Aunque hay procedimientos que describen las tareas de trabajo y los procesos, es complejo verificar interacciones, contradicciones, y el cumplimiento de los mismos

Es difícil identificar los cuellos de botellas en los procesos

Gran parte de la ineficiencia de los procesos se debe a las falta de una clara responsabilidad sobre los mismos

Con gran frecuencia es difícil indicar con precisión quien debe realizar algunas tareas

Tras la consecución de un objetivo, a menudo es difícil identificar quién hizo qué

Falta de medidas adecuadas para evaluar el rendimiento de los empleados

Es muy importante mencionar que la orientación de los negocios ha evolucionado desde sus inicios con una marcada tendencia en los últimos años, ésta no sólo se enfoca en términos como la producción, las ventas y el marketing; sino que en la actualidad los negocios están enfocados al cliente.

Actualmente, la tecnología es muy importante para optimizar las relaciones con los clientes.

Por medio de la tecnología de información se puede re-diseñar los procesos de negocios, facilitando los cambios en las prácticas de trabajo y el establecimiento de métodos innovadores que unan a la compañía con sus clientes, ésta se convierte en el punto de partida del replanteamiento y renovación de los procesos de negocio, en una constante búsqueda del perfeccionamiento de los mismos.